Digitale Zusammenarbeit: Die Uhr nicht auf Februar zurückdrehen

30.06.2020 — Berlin, Deutschland

Welchen Platz haben Geschäftsreisen und Home Office im “New Normal”, das die Pandemie geschaffen hat? Marie Schröter sprach mit Siemens-Managern Karin Steinhauser und Christian Hagemann über deren persönliche Erfahrungen in der Privatwirtschaft und kontrastiert diese mit ihren eigenen Erlebnissen an der UN.

UN-Generalsekretär Antonio Guterres kündigte im April in einer internen Rede an die Mitarbeitenden in New York an, dass er grundlegende Veränderungen der Arbeitsweise der UN für sehr wahrscheinlich hält. Zukünftig soll mit einer geringeren Präsenz im Hauptquartier gerechnet werden, erklärte der Generalsekretär, ohne jedoch weitere Details zu nennen. Mit diesen Veränderungen steht die internationale Organisation nicht alleine da.

Glaubt man Gerüchten in Manhattan und London, reduzierten große Firmen zu Beginn der Pandemie sofort die Mietverträge ihrer Büroräume oder verlängerten diese nicht im gleichen Ausmaß. Twitter hat als eines der ersten multinationalen Unternehmen bekannt gegeben, dass Mitarbeitende auch über die Pandemie hinaus permanent von zu Hause arbeiten dürfen.

Auch Karin Steinhauser und Christian Hagemann bleiben seit Monaten am Boden. Karin berichtet aus dem Homeoffice im Allgäu, von wo aus sie eine internationale Funktion im HR-Bereich für Siemens Healthineers leitet. Christian schaltete sich aus Brasilien zu. Er ist für die Regierungsbeziehungen der Siemens AG in den Regionen Afrika und Lateinamerika verantwortlich.

Viel Selbstdisziplin gefordert

Seit Mitte März befinden sich Christian und Karin beide im Work-From-Home Modus. Insgesamt berichten beide von überwiegend positiven Erfahrungen. „Unser gesamtes Team war sehr flexibel“, erzählt Christian.

Seine Kolleginnen und Kollegen hätten davon profitiert, dass die Zusammenarbeit vorher schon sehr agil funktionierte. Dadurch sei bereits ein Vertrauen in die Arbeit der Kolleg*innen an anderen Standorten vorhanden gewesen, was sich während des Lock-Downs ausbezahlt habe. Christian räumt aber auch ein, dass das digitale Büro sehr viel Selbstdisziplin benötige. 

Auch für Karin war digitale Zusammenarbeit kein Neuland. Bereits vor der Pandemie erledigte sie häufiger ihre Arbeit von zu Hause aus.

Digitale Treffen salonfähiger, Nachhaltigkeit wichtiger

Umweltfreundlichkeit soll im New Normal stärker in den Fokus rücken. Ohne Gesetzgebung, dürfe man jedoch keinen Automatismus erwarten. Karin und Christian bestärken beide, dass Geschäftsreisen schon bisher strikten Wirtschaftlichkeitserwägungen unterlagen. 

In Zukunft könnten aber Langstreckenflüge weiter reduziert werden. Das Potential liege in einer gestiegenen Akzeptanz für digitale Treffen und Veranstaltungen, konstatiert Karin. 

Inwiefern es jedoch einen nachhaltigen Effekt auf CO2-Emissionen durch eine verringerte Anzahl von Flugreisen gibt, sei zum jetzigen Zeitpunkt unklar.

Persönliche Treffen nötig zur Beziehungspflege

Gleichzeitig werden Geschäftreisen wichtig bleiben. Karin erzählt, dass sie den persönlichen Austausch insbesondere für kreative Aufgaben und Innovationen als gewinnbringend erlebe. Auch sei es vergleichsweise schwierig, sich ein neues Netzwerk aus dem digitalen Büro aufzubauen — ein Punkt, der besonders für Berufsanfänger*innen wichtig sei.

In der digitalen Zusammenarbeit rückt laut Karin die Breite der Arbeit aus dem Blickfeld: „Die Peripherie des Verantwortungsbereiches verliert an Aufmerksamkeit.“ Die Tiefe hingegen, der intensive Austausch mit den relevanten Kolleg*innen und der fokussierte Blick auf die Aufgabe gehe vielleicht sogar noch besser zu Hause als im Büro.

Christian fügt an, dass es auch eine Frage der Kultur sei, ob Treffen vor Ort nötig seien. In seinen Zuständigkeitsbereichen Afrika und Lateinamerika sei der persönliche Kontakt Ausdruck des Respektes und der Wertschätzung: „Wer etwas verändern möchte, muss vor Ort sein“, laute die Devise. “Persönliche Beziehungspflege ist der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit — das gilt in der Wirtschaft für den Draht zu Kunden genauso wie in der Entwicklungszusammenarbeit für das Vertrauensverhältnis zu den politischen Partnern.”

Flexibilität ja, aber nicht auf alle anwendbar

Christian und Karin sind sich einig, dass in Zukunft Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten sollen, wenn die Art der Tätigkeit es ermöglicht. Wer gern von zu Hause arbeiten möchte, sollte dies tun können. Wer lieber den Austausch im Büro bevorzugt, sollte auch dazu die Möglichkeit bekommen. Perspektive sei jedoch wichtig.

Produktion und Vertrieb könnten nicht ins Home Office verlagert werden und das mache schon die Hälfte der Beschäftigten aus. „Von der übrigen Hälfte wird sich wiederum nur ein Teil für Home Office entscheiden“, erläutert Karin.

Frauen als Gewinnerinnen?

Für Karin könnten Frauen die Gewinnerinnen der neuen Flexibilität sein. Auch wenn sie in den letzten Monaten häufig stärker in Familien- und Haushaltsarbeit eingebunden waren, könnten sie in Zukunft von dem positiveren Verständnis von Home Office profitieren.

In der Krise habe sich das Bild einer Frau normalisiert, die zu Hause ist und arbeitet — gegenüber Arbeitgebern und dem sozialen Umfeld. „Hier wird die nächste Phase spannend, ob wir die gelernten Lektionen mitnehmen.“

Datensicherheit und Infrastruktur zentral

Christian ist wichtig, dass die Pandemie kein Vorwand dafür wird, Kosten auf die Arbeitnehmenden zu übertragen. Er plädiert dafür, dass eine angemessene Büroausstattung den Mitarbeitenden auch im Home Office zur Verfügung steht. Dies sei auch Interesse der Unternehmen selbst, was sich z.B. am Thema Datensicherheit zeige. 

Auch Karin unterstützt, dass es angemessene Regelungen für Infrastruktur und Datensicherheit geben sollte. Insgesamt stellen diese Überlegungen aber keine grundsätzlichen Hürden für flexiblere Arbeitsweisen dar. Beide Manager sind sich einig, dass einige dieser Rahmenbedingungen gesetzlich geregelt werden könnten.

Nicht in alte Muster verfallen

Ob in New York, São Paulo oder im Allgäu: Mitarbeitende haben unterschiedliche Bedürfnisse und Arbeitgeber tun gut daran, die Uhr nicht auf Februar zurückzudrehen. Mehr Gestaltungsfreiraum am eigenen Arbeitsplatzes hat große Chancen, sich positiv auf die Motivation auszuwirken.

Jetzt sollten wir nicht vor lauter Freude über die Lockerungen der Lock-Down Regelungen wieder in alte Muster verfallen. Die Erkenntnisse aus der Krise zu erhalten ist in unser aller Verantwortung — für die Arbeit im New Normal und für die Umwelt.